キャンプ場・コテージ(貸別荘)におすすめの宿泊予約システム│導入メリットや選び方も解説
キャンプ場・コテージ(貸別荘)におすすめの宿泊予約システム│
導入メリットや選び方も解説
キャンプ場やコテージ（貸別荘）の予約は、管理者もユーザーもスムーズに済ませたいですよね。
ツールでの予約管理が一般的になった近年、効果的に活用できていないケースも散見されます。
アナログな予約方法や管理方法で業務が煩雑になっている場合もあるでしょう。
本記事では、宿泊予約システムを導入するメリットや製品の選び方、おすすめの宿泊予約システムをご紹介します。
キャンプ場・コテージ(貸別荘)における予約管理の課題
まずはキャンプ場やコテージ（貸別荘）が抱えやすい予約管理の課題を確認しましょう。
ご自身の運営する施設で、同じような問題が起きていないかチェックしてみてください。
予約対応の限界
新規ユーザーを開拓するにも、リピーターを増やすにも、ユーザーと管理者の双方が簡単に予約を済ませられることが欠かせません。
予約に関わるメールや電話はユーザー増加に直結する業務ですが、それらに人員や時間を割き過ぎると、ほかの業務が立ち行かなくなる可能性もあります。
電話対応に追われて、実際に訪れたユーザーの対応が遅れ、顧客満足度を下げてしまっては本末転倒ですよね。
逆にユーザーの対応が忙しく、電話が取れずに予約を逃すというパターンも考えられます。
どちらも施設を繁盛させるには重要な業務ですが、人員によほどの余裕がなければ、人力での両立は難しいでしょう。
また予約の窓口がメールや電話のみの場合、対応できるのは営業時間中だけになります。
ユーザーがキャンプ場やコテージ(貸別荘)の予約を思い立ったのが対応時間外だった場合、そのまま貴重なユーザーを逃すことになってしまいます。
煩雑な予約管理
さらに予約管理をメールや電話で行うと人為的なミスのリスクが高くなります。
閑散期ならアナログ管理で追いつくかもしれませんが、繁忙期になるとそうはいきません。
施設利用者の対応が増えるうえに管理すべき予約の件数も伸びるため、許容量を超えるのは明らかです。
繫忙期はこれからのキャンプ場やコテージ(貸別荘)の知名度や評判、リピート率を大きく左右する大切なタイミング。
レンタル品の手配漏れや、オーバーブッキングなど、ミスに注意しながら予約のアナログ管理をすることは現実的ではありません。
またアナログ管理の場合、突発的な予約変さらに即時対応できないのも難点です。
日程変更やキャンセル処理が円滑にできずにユーザーの獲得機会を逃せば、施設にとっての損失につながります。
予約管理をメインとする人員を確保するのも手段として考えられますが、接客も業務であるキャンプ場やコテージ(貸別荘)においては難しいでしょう。
少人数で運営している場合や、人手不足を課題として抱えている施設などはなおさらです。
コストと効率どちらの面から見ても、宿泊予約システムを導入した方が施設の利益につながるはずです。
キャンプ場・コテージ(貸別荘)に宿泊予約システムを導入するメリット
キャンプ場やコテージ（貸別荘）に宿泊予約システムを導入するメリットを三つご紹介します。
予約の一元管理や業務効率化
宿泊予約システム導入は予約の一元管理を実現し、運営効率の飛躍的な向上をもたらします。
煩雑になりがちなアナログ管理と比べて予約情報に統一感が生まれ、管理のしやすさから人為的なミスの減少も期待できます。
注意力を要する業務の負担軽減はスタッフのストレス緩和にもつながり、その余力はユーザーへのおもてなしで施設に還元されるでしょう。
スタッフの業務効率を上げ、顧客満足度の向上にもつながる、まさに一石二鳥の方法です。
予約対応や集客の強化
予約の受付を24時間365日体制にできるのも宿泊予約システム導入のメリットです。
施設を訪れるユーザーの対応が忙しい時や、営業時間外でスタッフが不在でも、宿泊予約システムを導入していればホームページ経由で予約を受け付けられます。
機会損失の減少は、そのまま集客の強化につながるでしょう。
施設の空き状況をカレンダーでリアルタイムに表示できるため、電話やメールによる空き状況の確認が減り、スタッフの負担軽減も期待できます。
ユーザーも時間の制約なく気軽に予約ができたり、カレンダーで空き状況と自分のスケジュールを照らし合わせたり、スタッフを介さずに準備を進められます。
電話は苦手というユーザーも、ホームページで予約が可能であれば、それだけで施設を利用するきっかけになるかもしれません。
今まで取りこぼしていた需要を拾えるようになるでしょう。
事前決済対応
宿泊予約システムによっては、事前決済にも対応しています。
当日、ユーザーとのファーストコンタクトになる受付業務において、とりわけ注意をはらうのは会計処理ですよね。
ユーザーは早く設営や食事の準備をしたくてソワソワしているでしょう。
会計処理が長引くとユーザーの楽しい気持ちに水をさしてしまい、第一印象もよろしくありません。
万が一間違いがあれば、施設の信用も危うくなります。
事前に決済が済んでいれば、スタッフは当日の受付業務をコンパクトにでき、ユーザーはすぐにキャンプを始められます。
クレジットカード決済にキャッシュレス決済、銀行振り込みやコンビニ支払いなど、事前決済の選択肢が多ければ利用機会の創出に役立つでしょう。
さらに事前決済はキャンセル料が規定に従って自動発生することで、キャンセル抑止にも効果が見込めます。当日の突発的なキャンセルは、その予約分が損失になるだけでなく、食品のロスなども招いてしまいます。
事前決済によってキャンセル自体が少なくなれば、このようなトラブルを減らせるかもしれません。
また連絡が取れずにキャンセル料を回収できない、という事態に陥りにくいのも事前決済の利点です。
ユーザーデータの収集
予約管理の効率化に伴い、管理も容易になります。
メールや電話といったアナログな予約方法の場合、増え続けるユーザー情報を活用できる状態に整理するだけで途方もない時間と労力が求められるでしょう。
宿泊予約システムを導入すれば、入力してもらう名前・年齢・連絡先などのユーザー情報がデータとして蓄積されていきます。
施設の運営が続くに連れて貯まるデータは、将来的に心強い味方になります。
それらを活用すれば、ユーザーの属性や年齢層などを分析でき、運営の方向性を確かな根拠に基づいて定められるでしょう。
キャンプ場・コテージ(貸別荘)で宿泊予約システムを導入する際の選び方
キャンプ場やコテージ（貸別荘）に導入する宿泊予約システムを選ぶ三つの基準を解説します。
実際に宿泊予約システムを吟味する際にこれらを意識してみましょう。
使いやすさで選ぶ
導入すれば毎日使用することになる宿泊予約システム、操作性が最重要なのは言うまでもありません。
スタッフを問わず使いやすいものであれば、業務への浸透は迅速になるでしょう。
コストをかけて導入しても、操作性に乏しく、業務時間と労力を割いてしまっては逆効果ですよね。
限られたスタッフの仕事が著しくはかどる宿泊予約システムではなく、誰でも扱えてスタッフ全体のパフォーマンスが向上するものを選ぶのがポイントです。
自動で業務を補助してくれる機能の豊富さも使いやすさに結びつきます。
キャンセルを防止するリマインドメールの自動送信や、クーポンを添付したメルマガの自動配信など、使い方次第では収益を大きく伸ばせるかもしれません。
例として挙げた自動機能は、宿泊予約システムによって集められた情報を基に役割を果たします。
世に出ている多くのシステムが予約とそれに関わる情報を一元化していますが、登録できる情報は製品によって個性があります。
使い心地を確認し、最も快適に活用できるものを見つけましょう。
決済機能で選ぶ
事前決済と領域が近いですが、料金の決済機能が内包されている宿泊予約システムがおすすめです。
事前決済は確かに便利ですが、年齢層が広いキャンプ場やコテージ（貸別荘）のユーザーの中には、Web操作が難しい方もいらっしゃるでしょう。
ユーザーが選択できる現地支払いの方法を豊富にしておけば、施設を訪れるハードルはより低くなります。
現金やクレジットカードはもちろん、キャッシュレス決済に対応すれば、その愛用者を取り込めるかもしれません。
決済機能は業務を効率化するだけでなく、決済業務に透明性をもたらします。
ユーザーに安心感も与えられるため、ぜひ前向きに検討してください。
オプション機能の有無で選ぶ
オプション機能は、ユーザーへのサービス提供を円滑にしてくれます。 予約の時点で利用したいレンタル品をヒアリングできれば、ユーザーの到着前に万全の状態で準備ができます。
貸出希望が集中して備品の在庫が切れる、といったトラブルの防止にもなります。
レンタル品が利用可能な時間帯を確認できる製品もあるため、施設の備品と互換性があるものを選びましょう。
キャンプ場・コテージ(貸別荘)への導入実績も確認しよう
宿泊予約システムのキャンプ場やコテージ（貸別荘）への導入実績を二つご紹介します。
実際に使い始める際のイメージを膨らませてみましょう。
導入事例１．キャンプ練習場 campass 秋葉原 様
キャンプ練習場 campass 秋葉原 様は2023年3月にJR山手線の秋葉原駅と御徒町駅間の高架下で開業したキャンプの練習ができる施設です。天候に左右されないうえに都心からのアクセスも抜群で、自前の装備やキャンプ経験に左右されず、安定した環境でアウトドアの第一歩を踏み出せます。
開業当時はイベント予約システムを採用していました。
しかし登録済みの宿泊プランが削除できなかったり、作成中の宿泊プランもキャンセルできなかったりと不便に感じていた点が多かったそうです。
それらの課題を解決するべく、キャンプ場やコテージ（貸別荘）向けに設計された宿泊予約システムの導入に乗り出しました。
ユーザーインターフェースを重視して選んだ宿泊予約システムのお気に入りポイントは、施設特有の注意事項を予約時に質問フォームで事前に伝えられること。
アウトドア施設としては特異な高架下という立地は、ユーザーにとって想像の及ばない部分が多いです。
火気の取扱いに特別な注意が必要だったり、就寝時に静かな環境とは限らなかったり、一般的なアウトドア施設とは勝手が違う場合があります。
宿泊予約システムを適切なものに変えたことで、大切な内容を事前に伝えられるようになったそうです。
これによりユーザーからの問い合わせは減少し、生み出された時間を施設でのご案内やサービス向上に活用できるようになりました。
宿泊予約システムの導入で、自社ホームページの予約比率も90％と高い水準を保っています。
導入事例２．Nature Cottage Akabeko 様
Nature Cottage Akabeko 様は裏磐梯（うらばんだい）に構える豊かな自然を非常に近い距離で体感できるコテージ。「一般棟」と大型のペットも泊まれる「ペット棟」合わせて37棟からなるコテージホテルです。
以前は無料の予約システムを使用していましたが、予約に至る前に離脱するユーザーの多さが課題だったそうです。
状況を打開するため、費用をかけてより施設に合った宿泊予約システムを探すことにしました。
新しい宿泊予約システムを導入した結果、予約完了までのステップが少なくなり、途中で離脱するユーザーが目に見えて減少したようです。
「県民割」など突然の施策に対しても柔軟に設定を変更でき、重宝しているのだとか。
ターゲットが広いため宿泊プランもさまざまですが、検索のカテゴリーやタグによる整然とした予約画面で、強みとして押し出せているようです。
さらに自社予約比率は宿泊予約システムの導入前と比較して約3.5倍になりました。
施設の魅力がより伝わる宿泊予約システムにした効果が数字に出ていますね。
一つ目の例にも共通することですが、どちらも開業してから時が経ち、施設運営の課題が見えてきたからこそ最適解とも言える宿泊予約システムにめぐり合っています。
常日頃から運営を顧みる習慣も、宿泊予約システム導入の前提として欠かせない要素かもしれません。
キャンプ場・コテージ(貸別荘)におすすめの宿泊予約システム
キャンプ場やコテージ（貸別荘）におすすめの宿泊予約システムを六つご紹介します。
ここまでに解説した内容を踏まえ、ご自身の施設に合う宿泊予約システムがどれか考えてみてください。
Direct In S4
ダイナテックのDirect In S4は宿泊施設向けの宿泊予約システムで、もちろんキャンプ場やコテージ（貸別荘）にも対応しています。
特筆すべきは、SNSアカウントによるソーシャルログインが可能であることです。
GoogleやLINEなどのSNSアカウントを使用してログインできるため、予約に際してわざわざ面倒な会員登録を新たにする必要がありません。
これにより予約完了までの手順を最短2ステップに圧縮し、快適な予約体験を実現します。
導入事例で紹介した二つの施設様もDirect In S4を導入しています。
RESERVA
株式会社コントロールテクノロジーが提供するRESERVAは、違いが分かりやすい5種類プランで展開するクラウド型の宿泊予約システム。
無料のプランも用意されているので、実際の業務で使用しながら本格的な導入を検討可能です。
導入数が30万社を超えており、宿泊予約システムで指折りの国内シェアを誇ります。
柔軟性にも富んでおり、導入されている業態は350種類以上。
機能も100種類以上も用意されており、使い方次第では多角的に業務の効率化を図れるでしょう。
STORES 予約
STORES株式会社のSTORES 予約は、予約状況とスタッフの稼働時間を連動させやすいのが特徴です。
スタッフ管理機能を宿泊予約システムに内包しているため、予約状況に応じてスタッフの稼働を臨機応変にコントロール可能。
プランは月間予約件数に応じて5種類用意されており、有料プランは7日間の試用期間が設けられています。
有料プランでも十分に試してから導入できるのはうれしいですね。
リザエン
株式会社インタークエストのリザエンは、SaaS（Software as a Service）型の宿泊予約システムです。
サーバーは24時間365日の運用体制で常時監視が機能しており、セキュリティ性の高さが魅力。
その堅牢さからグローバル企業や大学などの学校法人、自治体や官公庁にも導入実績があります。
３種類あるプランの中で、キャンプ場・コテージ(貸別荘)向けにおすすめしたいのがエクスパンドプラン。
カスタマイズ対応でオプション機能やキャンセル待ち機能など、活かしやすい機能が満載です。
ご自身の施設用に宿泊予約システムをオーダーメイドしてみましょう。
SelectType
株式会社セレクトタイプのSelectTypeは、機能を絞ったリーズナブルでシンプルな宿泊予約システムです。
驚かされるのは予約フォームのテンプレート数。
雰囲気の異なるテンプレートが170以上用意されており、施設のコンセプトに合わせて変幻自在です。
また4種類あるプランは、無料のものを含めて月間予約件数に制限がありません。
単純に機能をどこまで求めるかでプランを選択できるのはうれしいですね。
注意点として無料プランは広告表示があるので、それも加味したうえでプランを検討しましょう。
ResKa
株式会社MareSperaのResKaは、宿泊予約システム初心者にやさしい操作性の製品です。
インターネット環境だけ整えてあげれば、アプリなどのインストールは必要ありません。
パソコン・スマートフォン・タブレットなど、デバイスを選ばずにシステムへアクセスできるため、いつでもどこでもリアルタイムの情報が取得できます。
ユーザー情報はカスタマイズができるように設計されており、蓄積したデータを施設運営に活かしやすくなっています。
宿泊予約システムを導入して機会損失や当日キャンセルを減らそう
今回は、キャンプ場やコテージ(貸別荘)が予約業務で直面しやすい課題を確認し、それらを解決に導くおすすめの宿泊予約システムを紹介しました。
宿泊予約システムの導入は、一部業務の自動化やデータの蓄積などを通して、施設全体のパフォーマンスを高めてくれます。
機会損失を防止する役割も期待できるため、売上の伸びにもつながるでしょう。
製品ごとに得意・不得意が異なるので、トライアルも活用しながらご自身の施設にピッタリのものを探してみてください。
※掲載されている内容は公開日時点の情報となります。