ホテル業界におすすめの勤怠管理システム！
導入メリットや選び方も徹底解説

ホテルなどの宿泊施設は24時間体制で稼働しているため、従業員の勤務形態は多様かつ変則的です。そのためホテルで働く従業員の勤怠管理は複雑であり、中にはスムーズに管理できていない場合もあるのです。

そのような勤怠管理の課題を解決するには、勤怠管理システムが役立ちます。本記事では勤怠管理システムを導入するメリットやおすすめの勤怠管理システムについてご紹介しますので、ぜひチェックしてください。

• ホテル業界における勤怠管理の課題
• ホテル業界で必要とされる勤怠管理システム
• ホテル業界で勤怠管理システムを導入するメリット
• ホテル業界で勤怠管理システムを導入する際の注意点
• ホテル業界で活用できる勤怠管理システムの選び方
• おすすめのホテル業界向け勤怠管理システム
• 勤怠管理システムを使って、管理部門の業務効率化や運営改善を行おう

ホテル業界における勤怠管理の課題

ホテル業界で必要とされる勤怠管理システム

従来の勤怠管理体制ではタイムカードで打刻したりエクセルによる手作業で管理したりしていましたが、打刻漏れや業務記録として認められない恐れがあることが問題視されていました。また新型コロナウイルスの影響からホテルなどの宿泊施設でもさまざまな勤務形態を採用するようになりましたので、勤怠管理システムを導入する必要性が高まっています。

ホテル業界で必要な勤怠管理システムには、まず休憩や中抜けなどの特殊な勤務形態にも対応できる打刻機能が挙げられます。24時間体制で稼働しており、多くの従業員が在籍するホテルでは、勤務時間や残業がかなり多くなるケースが見られます。そのため、正確な時刻を打刻して集計する機能が必要なのです。

またホテル業界ではさまざまな職務が存在しており、それぞれ勤務形態が異なります。そのため、多様な勤務形態の従業員のシフトを効率的に管理する機能も欠かせません。1日に複数回出勤するケースや日をまたぐ勤務などにも対応できる勤怠管理システムを導入すれば、シフトに関する課題を解決することが期待できます。

さらに打刻機能とシフト管理の機能を連携させて給与を自動計算する機能があれば、より効率的に勤怠管理を行えるでしょう。時給変更などがあった場合でも簡単な操作で給与管理ができれば、シフトも柔軟かつ迅速に組むことができます。

できれば有給管理機能やアラート機能があれば、従業員や経営陣がともに働きやすい職場を作りやすくなります。法令を意識した働き方はコンプライアンスの強化にもつながり、ホテルのサービス向上にも効果が期待できるでしょう。

ホテル業界で勤怠管理システムを導入するメリット

ホテル業界で勤怠管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

• 複雑なシフトに対応
• 各部門の勤務時間を管理
• 時給やシフトの変更に対応
• 給与計算システムとの連携

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

複雑なシフトに対応

勤怠管理システムを導入すれば、ホテル業界ならではの複雑なシフトにも対応できます。シフト管理をシステム化することで、従業員が働きやすい環境の構築と法令を遵守した経営が行えるようになるでしょう。

急病などで欠員が出た場合でも、システムで管理しておけば補充する従業員を把握することもできます。また従業員ごとの勤務時間が管理されているため、勤務時間が偏ってしまう心配もありません。

ただし、シフト管理システムは製品によって対応できる内容が違います。そのため自社に合ったシステムを導入して、管理部門の業務負担を減少させることが重要です。

各部門の勤務時間を管理

勤怠管理システムを導入すれば、管理部門と従業員それぞれが出退勤に関わる業務を大幅に減らすことができます。システムに従業員の名前を登録すれば、その従業員の勤務状況を自動で管理してくれますので、管理する手間や時間がかかりません。また複数の部門に所属している従業員でも、各部門における勤務時間をスムーズに集計できるのです。

スマートフォンで勤務時間の打刻ができる製品もありますので、このようなシステムを導入すれば従業員がどこで働いていても勤務時間を把握できます。さらにGPS機能で打刻場所を記録できる製品もありますので、従業員が外出する機会が多い場合には導入を検討してもよいでしょう。

時給やシフトの変更に対応

時給やシフトの変更にスムーズに対応できる点のも、勤怠管理システムのメリットです。シフトに変更点が生じた場合でも素早く対応できるので、業務に支障が生じる心配がありません。

特にパートやアルバイトの時給やシフトは変更しやすいため、システムに登録して自動で管理、変更できるようにしておくと役立つでしょう。特にホテルでは雇用形態が異なる従業員が混在しているため、シフトの変更がスムーズにできれば業務効率化に役立ちます。

給与計算システムとの連携

勤怠管理システムを給与計算システムと連携しておけば、給与計算におけるヒューマンエラーを減らすことが期待できるメリットもあります。給与と労働時間を正確に計算でき、手間や時間もかかりませんので、非常に便利です。

またシフトを自動で作成する機能があればシフト管理の業務を削減することもでき、適切な労働環境を作れるでしょう。さらに従業員ごとの給与をデータで把握しておけば、どの部門に人件費を使うべきなのかが明確化できます。グラフで可視化すれば経費の動きも分かりますので、コスト削減のヒントを得られるでしょう。

ただし、システムを利用する際は導入前の給与のデータも使いますので、スムーズにデータ移行や入力するための計画を立てておくことが重要です。

ホテル業界で勤怠管理システムを導入する際の注意点

ホテル業界で勤怠管理システムを導入すれば、複雑なシフトに対応しやすくなったり部門ごとの勤務形態を管理できたりするなどのメリットがありますが、導入時には注意すべき点がありますので、詳しく解説します。

まず勤怠管理システムを新しく導入する際には、管理者は研修を受ける必要があります。システム会社からサポートを受ける場合でも、自社で運用するために使いこなすためのスキルが求められるのです。

また導入した勤怠管理システムが現在の業務にどのような影響を与えるのか、あらかじめシミュレーションをしておくこともおすすめです。従来の業務から変更される点が多い場合には、操作にとまどってしまうケースもありますので、事前に従業員に操作方法を周知させておきましょう。

さらにシステムを選択するときには、操作が難しく多機能すぎる製品は避けましょう。使用方法を理解するまで時間がかかってしまうと、逆に業務が滞ってしまう恐れがあります。機能が多くても、自社に不要な場合にはむしろ使いづらくなる可能性が考えられます。そのため、自社に必要なシステムを把握して検討を重ねたうえでシステムを購入することが重要です。

そしてシステムを入れ替えて導入する場合には、現在使用しているシステムと連携できるかどうか確認しておきましょう。データ移行や連携ができないと、余分な手間が増えてしまってしまいます。特に経営分析などでデータを利用する場合には以前のデータも使いますので、気をつけておきましょう。

ホテル業界で活用できる勤怠管理システムの選び方

ホテル業界で活用できる勤怠管理システムの選び方のポイントには、機能や使いやすさ、料金が挙げられます。それぞれのポイントについて詳しく解説します。

まず機能では、ホテル業界では急なシフト変更や勤務場所の変更が多いため、柔軟に対応できる性能が求められます。シフトや勤務場所などをスムーズに変更できる機能は欠かせませんので、必ずチェックしておきましょう。

また使いやすさも重要であり、便利な機能があっても使いづらいと業務効率化に役立ちません。そのため、操作方法がシンプルで画面が見やすいシステムを選びましょう。

さらに料金については、かけられるコストと自社の改善点をよく検討しておかなければなりません。過度に安い勤怠管理システムでは、機能に制限があったりサポートが充実していなかったりしますので、改善点を無駄なくサポートできる製品を選ぶことが重要です。

おすすめのホテル業界向け勤怠管理システム

次に、ホテル業界向け勤怠管理システムをご紹介します。その中でもおすすめの勤怠管理システムは、以下の7つです。

• ジョブカン勤怠管理
• タッチオンタイム
• KING OF TIME
• ジンジャー勤怠
• ShiftMAX
• 勤労の獅子
• MOT勤怠管理

それぞれのシステムについて詳しく解説します。

ジョブカン勤怠管理

ジョブカン勤怠管理のポイントは、以下の3つです。

• シリーズ累計25万社の実績を超える勤怠管理システム
• 出退勤やシフト、休暇・申請関係をスマートフォンやパソコンで簡単に管理
• さまざまな勤務形態や雇用形態ごとに細かく設定可能

ジョブカン勤怠管理は、宿泊業以外でも導入実績の多いシステムです。無料プランもあり、簡単な手順で導入できるため効率的に運用できます。

タッチオンタイム

タッチオンタイムのポイントは、以下の3つです。

• 勤怠管理システム市場シェアナンバー1
• 利用者数370万人
• 導入しやすい豊富な打刻方法

タッチオンタイムは変形労働時間制だけでなく、GPS打刻や複数回の出退勤に適合しているなど設定を柔軟に変更できます。また英語表記にも対応しているので、外国人の従業員にとっても使用しやすいシステムとなっています。

 

KING OF TIME

KING OF TIMEのポイントは、以下の3つです。

• 業界ナンバーワンの打刻種類
• 全機能300円で利用可能
• 充実のサポート体制

KING OF TIMEは、休暇管理や各種申請承認など機能が豊富に揃っているため、ニーズに合った勤怠管理が実現できます。休暇管理や各種申請の承認、給与連携などの機能も備わっていますので、勤怠管理のデータを他の業務でも使うことができます。

 

ジンジャー勤怠

ジンジャー勤怠のポイントは、以下の3つです。

• 誰でも簡単に勤怠管理できる
• アプリでシフト提出から作成まで完結できる
• 5ヵ国語に対応

ジンジャー勤怠は勤怠管理に関わる法改正があっても、スピーディーに対応できる点が魅力です。残業時間や有給の取得状況を確認できるだけでなく、アラート機能による管理も可能です。

 

ShiftMAX

ShiftMAXのポイントは、以下の3つです。

• プライベートクラウド型を採用
• 多彩な打刻方法を用意
• リーズナブルで利用しやすいサービス

ShiftMAXでは管理画面にエクセルを使っているため、操作や入力が簡単にできます。また多様な勤務形態や申請承認、過重労働防止のサポートも行っているため、法令を遵守した管理が実現できます。

 

勤労の獅子

勤労の獅子のポイントは、以下の3つです。

• 日をまたぐ勤務に対応
• 導入から運用、保守まで手厚いサポート
• 法改正対応

勤労の獅子は、変形労働時間制などさまざまシフト体制に対応できる勤怠管理システムです。また正社員やアルバイトなど雇用形態ごとに労働時間の計算方法を選べるので、多様な雇用形態があるホテルなどで便利にお使いいただけます。

 

MOT勤怠管理

MOT勤怠管理のポイントは、以下の3つです。

• 勤怠における専用チャットによるシフト管理
• 有給休暇を入社年月に応じて自動的に付与
• 残業防止のアラート機能

MOT勤怠管理は豊富な打刻方法を揃えており、系列店への出勤でもスマートフォンで打刻できます。また残業防止のアラート機能がありますので、ホテルの勤怠管理で役立つでしょう。

 

勤怠管理システムを使って、管理部門の業務効率化や運営改善を行おう

本記事では、勤怠管理システムの課題やメリット、ホテル業界向けの勤怠管理システムなどについて解説しました。さまざまな立場や就業形態の従業員が勤務するホテル業界では、一般的な企業よりも勤怠管理が複雑なので、管理には手間や時間がかかってしまいます。

そこでご紹介した勤怠管理システムを導入して複雑な勤務形態に対応できるようになれば、全ての従業員の業務を効率化して生産性も向上するでしょう。そのため事前に必要な機能を検討して、自社に合った勤怠管理システムを導入しましょう。

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