団体予約を受けるメリットと集客のコツを解説！
事前準備や予約管理のおすすめも

ホテルは、個人旅行だけでなく、団体旅行の宿泊先としても利用されることがあります。ホテル業者における団体予約とは、15名以上の予約のことです。団体予約は一度に多くの予約が取れるなど、ホテルに大きなメリットをもたらします。その一方、個人予約の宿泊客との利用目的が異なることから、受け入れ態勢を整える必要があるなどの課題も生じます。
この記事では、団体予約を受けるメリットと集客のコツを解説します。

• 団体予約を受けるメリット
• 団体予約を獲得するための集客方法
• 団体予約をスムーズに受け入れるためのホテル側の準備
• 団体予約の管理におすすめのシステム
• 団体予約の対応にはしっかりとした事前準備や予約管理が大切

団体予約を受けるメリット

ホテルが団体予約を受ける最大のメリットは、一度に多くの予約が取れることです。団体旅行には、社員旅行や研修旅行など、さまざまな種類があり、長期滞在や安定的な予約の確保が期待できる場合もあります。

例えば、2名の個人予約（1泊2日）と25名の団体予約（2週間の滞在）とでは、得られる売上も大きく異なります。安定した収益が見込めることから、閑散期に団体旅行客を積極的に集客するホテルも少なくありません。

また、団体予約では、個人予約ではあまり需要のない関連施設を利用することがあり、ホテルの魅力を多角的にアピールすることが可能です。

ホテルが抱える団体予約の課題

ホテルが団体予約を受けることで得られるメリットは大きい一方で、多くの課題が生じる可能性があることも念頭に置く必要があります。

課題の一つに、契約手続きに手間がかかる点が挙げられます。アナログな方法で予約を受け付けている場合、郵送や電話、Webフォーム、FAXなどで申込みを確認し、同様の方法で対応することになります。予約管理においては、団体割引の計算やゲストリスト作成などを手作業で行う場合、スタッフの業務負担が大きくなり、人的ミスのリスクも懸念されます。

もう一つの課題として、予約枠の調整がしづらい点が挙げられます。せっかく大人数での申込みが入ったとしても、その人数分の予約枠が空いていなければ団体予約を受けることができません。

団体予約を獲得するための集客方法

どんなに良いサービスを提供していても、ホテルの存在が知られていなければ利用してもらうことは難しいです。そのため、ホテルが団体予約を獲得するためには、認知度を高める魅力的なプロモーションが欠かせません。

まずは、自社ホテルのメインターゲットを明確にすること、そしてそのターゲットのニーズをくみ取ることが必要です。
例えば、社員旅行や慰安旅行を目的に団体旅行を検討している企業がターゲットの場合、宴会場での食事が想定されるため、広い宴会場が求められます。「広い宴会場」「おいしい食事」などを前面に打ち出したプロモーションを行うことで、ターゲットの関心を引きつけることが可能です。

近年、インターネットで旅行情報を入手する人が増えています。WebサイトやSNSを用いたプロモーションは、団体予約に限らず集客に大きな効果をもたらすでしょう。

団体予約をスムーズに受け入れるためのホテル側の準備

団体予約は15名以上の大人数での宿泊となるため、スムーズに受け入れるにはホテル側の準備が必要です。

まずは、予約手続きがスムーズに行えるシステムを整えておくことが大切です。入力項目や予約完了までに遷移するページが多いと、途中で離脱してしまう可能性があります。予約サイトへの訪問から予約に至らないと悩んでいる方は、ホテル予約管理システムを見直してみてください。

また、セルフチェックインを導入する、荷下ろしのスペースや荷物の保管場所の確保、料理の提供が遅れないようスタッフを手配するなど、ホテル側の準備も整えておきましょう。

団体客の宿泊で起こりうるトラブル

団体客の宿泊で起こりうるトラブルは、個人客のホテルへの印象を悪くすることにつながりかねません。団体客・個人客の双方が快適に過ごせるよう、トラブルを未然に防ぐ施策を講じましょう。

ホテルを団体客が利用する場合、チェックインやチェックアウト時のフロント周辺、宴会場の周辺、大浴場などで混雑が発生しやすくなります。団体客の行列が出入口を塞いでしまうことのないよう、宿泊客にもあらかじめ伝えておくと良いでしょう。

また、団体旅行での宿泊は騒音トラブルが起こりやすく、個人客からのクレームにつながることがあります。大声での会話やドアの開け閉めなどが気になる場合、静かにしてもらうようさりげなく声をかけましょう。場合によっては、部屋を変えるなどの対処も必要です。

団体予約の管理におすすめのシステム

ホテルにおける団体旅行客の予約・管理をスムーズにするためのおすすめのシステムが「ホテル管理システム(PMS)」です。ホテル予約管理システムと呼ばれることもあります。

ホテル管理システム(PMS)は、予約の受付から予約情報の確認・管理などを一元管理できるシステムです。営業時間外でも予約を受けることができ、予約情報はリアルタイムで確認できます。

多くのホテル管理システム(PMS)はメールの自動送信機能を備えており、予約確定時や予約変更時に予約者に自動でメールを送ることが可能です。メールの内容は管理者が作成できるものが大半ですので、「宿泊時に気を付けていただきたいこと」などと注意喚起を促せば、トラブル防止にもつながります。

団体予約の対応にはしっかりとした事前準備や予約管理が大切

団体客を重視するあまり、個人客への対応がおろそかにならないよう注意が必要です。ホテルにとって、団体客も個人客も大切なゲストであることに変わりはありません。全てのゲストが快適に過ごすためには、団体予約の対応にしっかりとした事前準備や予約管理を行うことが大切です。

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